OA協同辦公介紹

從企業的發展來看，企業的信息化進程經歷了通信面應用、部門級應用、企業級應用和企業電子生態體系四個階段。

企業信息化進程中出現的問題
縱觀企業的IT應用，我們可以看到很多問題：

針對這些問題，我們需要有效解決：信息膨脹、信息孤島、信息非結構化、信息非個性化

? 信息的不斷膨脹

信息社會帶來的結果是信息爆炸，大多數企業所處理的信息量正在迅速膨脹，平均每12－18個月就會擴展一倍，這種幾何級數的增長速度的確使得很多人員感到無所適從。如何有效的處理這些信息成為很多管理者和員工的頭疼問題？

? 大量信息孤島的存在

隨著計算機系統的普及，很多企業先后都采用各種相互獨立的網絡系統、應用系統（文檔管理，郵件管理，人事管理，銷售管理等），在部分提高了效率的同時，這些系統的相互獨立性也為企業的整體管理設置了障礙，它們缺乏一個統一的界面，沒有相互連接的信息渠道，數據通常都被封存在企業的不同數據庫、主機、文件服務器上，只有少數有特許訪問權的用戶能看到這些數據。為了查找一個問題，一般會要在各個系統中不停的切換，才能找到自己想要的信息。孤島的存在越來越給企業的整體信息化帶來了屏障。

? 信息的非結構化

對大多數企業來說，結構化數據只占到企業全部信息與知識的10%左右，其他的90%都是數據庫難以存取到的非結構化數據。而對于企業決策者來說，往往一個備忘錄、一封郵件等這些"死角"里會隱藏了非常重要的信息資源。

? 缺少個性化的信息

董事會、企業領導、企業員工、客戶、供應商、合作伙伴等等，這些都是企業信息的提供者和需求者，而他們所切入的角度和關注重點是不一樣的，這種"個性化"體現在各個方面，如：內容（一般的知曉/情報）、頻率（例外/定期/持續）、結構（同類文件/各種來源的文件）、安全（加密/公開）、存?。▊€人/團隊/公司）、集成（內部/集成/外部）等等。而現在的企業信息化系統往往是"千人一面"，只實現了"如果你肯找，最終反正能找到"的這樣一種被動式、大眾化的信息提供方式，而沒有實現個性化的信息存取。

管理軟件不協同可能帶來的問題

? 整體效率低下

高層決策、管理者無法及時準確掌握企業各方面的信息，從而造成決策管理困難、決策管理失誤、決策的管理延誤等；

任務、工作無法及時、準確進行跟蹤和掌握；

傳統事務處理方式手續煩雜，效率低下；

? 工作運轉不暢

企業機構分布廣泛，傳統的聯絡、運轉方式已遠不能滿足當前瞬息萬變、高效率、實時性、低成本的要求；

? 信息流通不暢

人員之間、部門之間、企業與客戶、企業與合作伙伴等之間無法保持緊密聯系，信息流通不暢；

? 職責不明確

一個軟件不能提供信息的相關聯，很容易在公司內部產生很多職責和分工的不明確，導致整個客戶的抱怨沒有人去及時處理，大家不知道對方在處理什么事務，不知道自己怎么協助別人來完成同一個任務。

? 信息的不完整

信息的完整性對一個企業來講是特別重要的事件。一個員工的離職，導致很多有用信息的缺失，對管理層不能了解問題具體出在什么地方。但我們的信息能完整保存的話，很多問題很被避免。
 

提供的整體方案

協同管理應用平臺模型結構如圖：

任何企業是一個有機的整體，都是以人為中心來運作;企業內的信息點都是強相關聯（人，財，物，信息，外部資源），并以自身相適應的工作流來運轉。

如果把一個企業比喻成一個獨立的單個人話，企業中的人力資源應該是人體的心臟，一個企業的動力最終來自我們寶貴的人力資源，而與企業運作有關的機制（各種工作流程）是我們企業整個血脈，如果相關業務流程沒有打通就很有可能導致企業的某些機能的喪失。

在協同管理應用平臺中，人力資源和工作流程模塊想當于整個系統的心臟和血脈。 人體的其他器官：手，眼，腳，耳等功能器官看似獨立的系統，但他們是強相關聯的，協同運作來服務整個個體，相應的一個企業的各個職能部門（包括包括的客戶和合作伙伴），他們同樣是強相關的，各個部門只有協同工作的時候，企業才能順暢運轉。

在協同管理應用平臺整體架構設計的時候同樣采用這樣的思想，系統中的功能模塊：知識管理，客戶關系管理，項目管理，資產管理，財務管理，人力資源管理和工作流程管理統一調配下協同為企業的運作服務。

一個軟件能不能稱的上協同管理應用平臺，并不是這個軟件系統包括很多功能模塊，各類功能模塊的簡單堆積不能稱為協同。正如一個企業雖然各類部門齊全，但不能為公司同一個目標協同運作，那么這樣的部門只是形同虛設。協同管理應用平臺整體軟件模型設計就采用了協同管理的思想，做到各個管理功能模塊強相關聯，對用戶來講處理一個信息不需要知道它是屬于哪個模塊來管理，在同一界面他只要提交這個信息就可以，協同管理應用平臺就能自動提交到相關的模塊來處理他的請求信息。
 

系統整體架構

協同管理應用平臺總體框架圖

協同管理應用平臺由八大模塊組成，分別是知識文檔管理、人力資源管理、客戶關系管理、項目管理、資產管理、財務管理、工作流程管理、數據中心。
知識文檔管理：搭建企業的知識庫，為知識的積累，共享和創新提供一個平臺。
人力資源管理：有效組織和管理企業的員工，以及他們的工作。
客戶關系管理：將客戶集成到服務、銷售、產品和財務等視角中，獲得對客戶360度的觀察。
項目管理：全面管理項目涉及的人、財、物，控制項目進度，規避項目風險。
資產管理：對資產進行有效管理，全程跟蹤。
財務管理：宏觀到微觀的財務數據展現，幫助企業分析、決策。
工作流程管理：電子化企業工作流程，打通業務運作各個環節，提升企業運營效率。
數據中心：實時匯集各種經營數據，機逆行能夠統計分析以支持決策。
協同辦公平臺提供給不同的訪問群體不同的門戶。門戶集成了企業內、外部的信息，使員工、客戶和合作伙伴能夠從單一的WEB渠道訪問其所需的信息，進行個性化的應用。

系統模塊構成

協同管理應用平臺包括八大模塊：知識文檔管理，人力資源管理，客戶關系管理，項目管理，資產管理，財務管理，工作流程管理，數據中心管理。八個模塊像人體的各個功能器官，協同為企業的日常運作提供強勁動力。
協同管理應用系統的整體模塊構成如下：

? 知識文檔管理模塊：
是存儲企業電子數據的基礎，它可以讓所有的知識文檔在同一個平臺上運作，在一個中央數據庫中統一存儲和管理各種信息和現有業務。在這個模塊中，你可以輕松創建，存儲，搜索你需要的文檔（合同，方案書，產品說明書等任何可以以文字表達下來的信息），并以個性化的組織創建企業整個的知識管理庫。還可以管理公司的內部網站和外部網站，并可設計靈活多樣的信息門戶。同時， 還提供多種知識管理工具以提升企業對知識的分享、積累、創新和利用。
 

? 客戶關系管理模塊：

所有與公司有業務往來的外部單位和個人都可以在這個模塊中進行管理。通過客戶關系管理系統，將客戶集成到服務、銷售、產品和財務組織中，真正獲得對客戶360度的觀察。將客戶關系管理深入到企業的各個部門中，通過與系統其他模塊的集成，實現了企業內外部雙向的信息交流和業務處理，從而使企業內部的人員和客戶真正連接在一起，顯著提升了企業的客戶管理。
 

? 資產管理模塊：

公司內部所有有價值的資產（固定資產，無形資產），公司產品和公司對外提供的服務都可以在這個模塊中進行管理。對資產進行規范化的管理， 實現資產的申購、借用、盤點、出入庫等相關功能，跟蹤資產整個生命周期內的使用情況，并提供多種角度的對資產的分析。通過資產管理模塊可以方便查詢資產的當前價值和歷史價值，還可以將對外產品和服務的相關信息通過Intranet和Internet發布到相應的門戶中（客戶門戶，分銷商門戶，代理商門戶和公司的外部網站），讓相關的外部資源來共享信息。
 

? 項目管理模塊：

企業可以根據實際情況實現合理的項目運作，對項目的人、財、物進行恰當的分配和管理。還可以管理各種會議，并可自動啟動相關的工作流。通過項目管理模塊，項目經理可以掌控所有的項目信息（計劃，資金，物質，人員，進程），跟蹤整個項目的生命周期，全程監控項目的進展，管理與項目相關的活動，并從矩陣視圖觀察組織的效能。
 

? 人力資源管理模塊：

人力資源是整個系統的核心，所有信息的運作都是以"人"為中心來展開的。除了傳統的人力資源管理的功能外，更為重要的是通過與其他模塊的協同工作，實現人力資源管理的全方位化和個性化。在人力資源管理中，如果找到某一個員工，那么這個員工在公司內的所有痕跡都能被提取出來，例如有關的文檔，客戶，資產，產品，服務，項目，工作任務以及有關的財務信息在相關權限控制下展現在你的面前，為科學的分析人員的情況，制訂人力資源策略提供強大的工具。
 

? 工作流程管理模塊：

是打通其它各個模塊的"血脈"，是系統協同性的本質表現。與人力資源管理相結合，制訂基于人員角色和權限的各種企業電子化流程，對內部以及外部業務處理采取電子化管理動作，包括一般的公文流轉，合同會簽，資金的申請，費用的報銷，物品的領用，車輛的調用和辦公流程等都能在模塊中進行定制，業務流程的可靈活定制性是整個系統的優勢；還可通過與其他模塊的協同工作完成相關數據庫的更新，全面提升工作效率。
 

? 財務管理模塊：

除了處理日常的財務事件外，還可通過Intranet 和Internet 自動采集各地分公司代表處的相關數據進行處理，向管理層提供整個公司的財務信息分析，讓管理層從宏觀面上掌握整個公司的業績表現，在線分析各組織的效能，并可層層追溯到最詳細的財務信息。
 

? 數據中心模塊：

提供了類似萬能報表的功能，該功能主要為了提升集團管理公司的管理職能，方便集團公司隨時了解和監控下屬分子公司或關聯企業的運營情況，集團管理總部可通過數據中心實時匯集下屬公司財務、生產、銷售、人事、成本、收益等方面的數據，并匯總到總部，利用數據中心提供的分析工具對下屬公司的營運進行分析，協助集團管理者做出決策。